Mengamankan File Office Anda Dengan Password

Asslamu’alaikum wr.wb.

Tentunya bagi anda yang mempriotaskan pada keamanan data, terutama data office seperti file MS Word Document atau Open Office writer, MS XL atau Open Office Calc dan sebagainya, penggunaan password untuk data merupakan hal yang penting untuk digunakan. Biasanya orang-orang bisnis yang membuat perencanaan keuangan untuk perusahaan contohnya, tidak tahu menahu tentang keamanan data, padahal data keuangan itu sangat penting dan sangat rahasia. Apabila file itu jatuh ke tangan orang asing, maka akan merugikan kita terlebih perusahaan kita. Untuk itu, salah satu cara untuk mengamankannya adalah dengan menggunakan password untuk file office anda tersebut.

Para artikel kali ini, kita akan mencoba menambahkan password untuk mengamankan data Office kita.

Sebelum membahas cara membuatnya, alangkah baiknya bila kita mengenal karakteristik password itu dulu.

Karakteristik
Password merupakan karakter case-sensitive. Artinya sangat sensitif dengan penggunaan huruf besar atau huruf kecil. Misalnya anda membuat password untuk file anda. Anda menuliskan JalanrodaKerenIh sebagai password anda. Pada saat anda mencoba membukanya dan menuliskan jalanrodakerenih dan ternyata file anda tidak terbuka, maka jangan heran bila demikian. Karena password memperhatikan penggunaan huruf besar dan kecil. JalanrodaKerenIh dianggap berbeda dengan jalanrodakerenih oleh komputer. Maka berhati-hatilah dalam membuat password. Dan ingatlah besar kecil huruf yang anda masukkan saat membuat password.

Password harus diingat oleh anda sendiri. Bila anda lupa, maka konsekuensinya anda tidak bisa membuka file anda tersebut. Kecuali dengan software khusus atau keahlian khusus. Gunakanlah password yang mudah anda ingat. Mungkin tanggal lahir anda, nama akhir anda, jalan rumah anda, nama istri anda (kalo lupa, wah anda memang gawat :D), nomor telepon anda, dlsb.

Password dapat terdiri dari kombinasi huruf dan angka (alphanumerik), spasi dan simbol. Sebaiknya saat menggunakan password, gunakanlah kombinasi huruf dan angka karena lebih aman. Misalnya jalanroda2008.

Langkah membuat password di MS Word 2003
1.Save document anda. Klik ctr+s.
2.Pilih tools dibagian agak kanan
3.Pilih security option
4.Pada tab Security, dan pada kotak password to open: isikan password anda untuk membuka file. Pada tahap ini, password digunakan untuk membuka file saja.
5.Pada kotak Password to modify: isikan password untuk memodify(melakukan perubahan/mengedit) pada file. Pada tahap ini, password digunakan untuk melakukan perubahan pada file. Lalu klik enter.
6.Bila terlihat jendela "reenter password to open, masukan lagi password untuk membuka file, lalu enter.
7.Bila terlihat jendela "reenter password to modify, masukan lagi password untuk memodify file. Lalu klik ok.
8.Berikan nama untuk file tersebut. Lalu klik save.

File anda pun sudah jadi. Cobalah untuk menutup file tadi, lalu buka kembali, akan terbuka jendela password sebelum file anda terbuka.

Langkah membuat password di Open Office
1.Save document anda. Klik ctr+s.
2.Beri nama file anda
3.Klik pada bagian Save with password
4.Klik save
5.Pada bagian Password: isikan password anda
6.Confirm bagian Password: isikan password anda sekali lagi

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.